Guía práctica. Pasos administrativos para lanzar un e-commerce

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En esta entrada quiero explicaros qué procesos administrativos y registrales son los necesarios para la puesta en marcha de una plataforma e-commerce.

No pretendo aburriros con historias legales y técnicas, pero sí mencionaros brevemente a lo que nos obliga la ley y haceros unas recomendaciones que, por mi experiencia, os serán de gran ayuda.

 

Sin más, paso a desgranar las fases necesarias para poner en marcha el proyecto.

A. Necesidades legales y fiscales.

En primer lugar, y sólo si no tenemos esta figura ya definida, tenemos que decidir qué forma legal queremos dar a la tienda. Existen dos posibilidades: crear una sociedad mercantil o darnos de alta como autónomo. A grandes rasgos, cada una de ellas tiene sus pros y contras. Crear una sociedad mercantil (yo recomendaría una S.L.) lleva aparejado más “papeleos” (notarios, altas en Hacienda, etc.). Dependerá también de cada caso personal. Ahora bien, inicialmente para constituir una S.L., más o menos, hay que desembolsar unos 3500 € (constitución, notaría, etc.) y en cambio como autónomo titular de una tienda online habría que pagar la cuota mensual de autónomo de unos 280 € al mes. Este último punto sí puede hacer que te decantes por uno u otro lado.

 

B. Elección de nuestro nombre comercial.

Lógicamente, lo primero a realizar en este punto, es decidir cuál va a ser nuestra marca/nombre comercial. En Retrazos tenemos una larga experiencia de más de 10 años en el desarrollo de proyectos de Naming, ahora bien, si desbordáis creatividad por los cuatro costados, siempre podréis contar con nuestra opinión sobre vuestra elección.

 

C. Registro de dominio.

Una vez seleccionado nuestro nombre, hay que ir “corriendo” a registrar nuestro dominio en internet, no vaya a ser que nos lo quiten. En un proceso lógico de Naming, uno de los pasos antes de elegir el nombre definitivo es comprobar si el dominio está disponible. En caso de que no estuviera disponible, tendríamos que elegir otra alternativa. Existen multitud de empresas dedicadas al registro de dominios. Yo os recomiendo Arsys. El coste puede ser desde los 6 € a 40 € anuales, aproximadamente.

 

D. Registro de marca/nombre comercial.

 

 ¿Quién lo gestiona?

Este proceso se realiza en Oficina Española de Patentes y Marcas. No os asustéis porque es muy sencillo de realizar. Os muestro, de forma breve y clara que es lo que debéis hacer.

Comprobación de Disponibilidad.

En primer lugar hay que comprobar en el buscador de la Oficina Española de Marcas que el nombre que queremos registrar está disponible, aunque hay que tener en cuenta que este buscador no tiene carácter oficial ante posibles reclamaciones. (http://www.oepm.es/es/signos_distintivos/index.html).

Os recomiendo que busquéis en todas las posibilidades que te permite el buscador. (“que contenga”, “que consiste en”, etc.)

Cumplimentación de Solicitud y Tasas

A continuación hay que rellenar el formulario que lo podrás encontrar en este enlace.

Recomiendo registrar la opción denominativa para aquellos casos en los que la marca no va a ser utilizada en packaging, publicidad exterior, etc.,  más que nada, porque si lo registramos mixto (con letras e imagen) sólo registramos esa opción, mientras que si lo hacéis como os indico tenemos lo que es el nombre registrado y no nos atamos a imagen ninguna, por si en un futuro quisierais cambiarla. Para el caso contrario es mejor registrar en la modalidad mixta, si la marca está compuesta de imagen y letras, o gráfico si sólo está compuesta por una imagen.

A parte del formulario, es necesario presentar otro documento en el que se pagan las tasas.

Formas de Presentación

Esta documentación se puede presentar:

  • Telemáticamente, a través de la web de la Oficina. Para esta opción es necesario contar con un certificado digital.
  • Presentándola en el Organismo Público que tenga firmado un convenio de colaboración con la Oficina, en tu localidad. La Oficina no tiene delegaciones en ninguna localidad, solo cuenta con la oficina central en Madrid, pero si tiene firmados convenios con diversos Organismos Públicos en las distintas capitales de provincia (Subdelegaciones de Gobierno, Consejerías, etc…)
  • Enviando la documentación por correo postal a la dirección: Pso. de la Castellana, 75. 28046 Madrid

Notas sobre Formulario de Solicitud.

Paso a detallaros los puntos del formulario que te pueden crear duda:

(1) Tipo de Marca. Marcar “Marca de productos o servicios”.

(3) Datos del Solicitante. Son los datos de quién lo va a registrar (Persona física o jurídica)

(4) Legitimación Estado Nacionalidad del Solicitante. Hay que poner la nacionalidad del solicitante en las tres casillas.

(5) Dirección del Solicitante.

(6) Dirección para la Notificaciones. Si quieres recibir las notificaciones en el mismo lugar que la dirección del solicitante, poner los mismos datos.

(7) Dirección de correo eléctrico.

(8) Comunidad Autónoma donde se solicita.

(9) Datos del representante. No hay que rellenarlo porque lo presentamos nosotros mismos. Si nos lo presentara un abogado o bufete, se pondrían los datos de éstos.

(11) Índice de documentos que se acompañan. Marca “Justificante de pago de tasa de solicitud”

(18) Distintivo. Escribir el nombre de la marca

(19) Tipo de distintivo. Marcar “denominativo”

 

Por último en el apartado 5 “LISTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS”, hay que rellenar las actividades en las cuales queremos registrar nuestra marca. Para ello se utiliza el sistema internacional NIZA. En este enlace tenéis todas las clasificaciones.

  • Ojo! Se paga por cada clasificación que se solicite, es decir, cuantas más pidas, más pagas.

Como ves no es nada complicado, de todas maneras si os surge cualquier duda podéis llamar directamente a la Oficina de Marcas, son gente muy maja y te atienden muy bien. El teléfono es 902 157 530.

 

E. Protección de Datos.

 

Introducción.

Este punto es básico y de obligado cumplimiento, ya no solo para una tienda e-commerce, si no para cualquier persona física o jurídica que maneje datos de carácter personal, y así lo ratifica la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.

Al igual que os comenté en el apartado de registro de Marca/Nombre Comercial, este proceso de adaptación a la mencionada Ley 15/1999 es sencillo, y a continuación os explico los pasos básicos para realizarla.

Partimos de la base que los datos de carácter personal que vamos a tratar son de nivel BÁSICO, es decir, son datos como nombre, dirección, teléfono, etc., no son datos de carácter sensible como pueden ser raza, religión, posibles enfermedades, orientación sexual, etc.

Existen dos apartados básicos a tener en cuenta. Por un lado tenemos la presentación de alta del fichero/-s, y por otro lado el Documento de Seguridad.

Cumplimentación de la Solicitud. Notas Básicas.

En cuanto a la solicitud de alta tenemos que entrar en la web de la Agencia Española de Protección de Datos, que es el Organismo encargado de gestionar y controlar el cumplimiento de lo establecido en la Ley.

Una vez dentro, podemos rellenar el documento de solicitud del Formulario NOTA. Existe el formulario de titularidad pública (este es el correspondiente a los Organismos Públicos) y el de titularidad privada (para personas físicas y jurídicas). Este enlace corresponde al formulario de titularidad privada.

Una vez dentro del formulario, lo primero que nos encontramos son tres posibilidades: Alta, Modificación o Suspensión. Si lo que queremos hacer es dar de alta un nuevo fichero, señalaremos Alta. Las otras dos opciones son para modificar un archivo existente o darlo de baja respectivamente.

Marcada la opción alta, a continuación nos encontramos con las posibilidades Normal o Tipo. Marcaremos la opción Normal, dado que la “Tipo” son para registros de archivos estándar.

Después tenemos que elegir la forma en la cual vamos a presentar la solicitud: Formulario en papel (se imprime y se envía por correo postal), internet (enviamos la solicitud por internet validándola y posteriormente nos remiten una hoja de confirmación que deberemos enviar por correo ordinario) o internet con certificado digital (esta es la opción más rápida).

Cuando hemos escogido la forma de envío, pinchamos en cumplimentar y pasamos a rellenar los distintos campos.

  • Responsable del fichero. Es la persona física o jurídica titular del fichero.
  • Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación. Estos son los datos a los que las personas que están en nuestro fichero podrán dirigirse para hacer efectivos sus derechos ARCO. Si son los mismos que los que hemos reflejado en el apartado responsable no hace falta rellenarlos.
  • Encargado del tratamiento. Este apartado sólo habría que cumplimentarlo en caso de que una tercera persona realizase el tratamiento de los datos.
  • Identificación y denominación del fichero. En este apartado vamos a definir y describir nuestro fichero. Vamos a darle un nombre (si por ejemplo nuestro fichero es de clientes podemos llamarlo “Clientes empresa xxxx”; vamos a describir detalladamente su finalidad y para qué lo vamos a utilizar; y por último seleccionaremos del listado que nos muestran las finalidades que más se ajusten a nuestras necesidades.
  • Origen y procedencia de los datos. Indicamos de dónde provienen los datos. Para nuestro caso señalaremos la opción “el propio interesado o representante legal”, dado que nuestra BBDD será la compuesta por nuestros usuarios y clientes registrados en nuestra plataforma e-commerce. A continuación tendremos que escoger del listado que se muestra aquellas opciones que nos interesen. Siguiendo con nuestra BBDD de clientes, escogeremos “clientes y usuarios”.
  • Tipo de datos, estructura y organización del fichero. Señalaremos el tipo de datos que vamos a manejar desde el punto de vista de su nivel de protección. Como en principio sólo vamos a manejar datos de tipo identificativos, en ese apartado, marcaremos aquellos que vallamos a tratar. El sistema de tratamiento tiene que ver con la forma en la que vamos a tratar el fichero: automatizado, manual o mixto. Si los datos van a estar tratados, por ejemplo de forma digital (PC) señalaremos automatizado. Si van a estar tanto en formato digital como en soporte papel, marcaremos mixto.
  • Medidas de seguridad. Si son datos que no contengan información especialmente protegidos, marcaremos Nivel Básico.
  • Cesión o comunicación de datos. Este apartado sólo se cumplimentará en caso de que algún tercero vaya a tratar el fichero. Si por ejemplo contamos con los servicios de una gestoría, habría que rellenarlo.
  • Transferencias internacionales. Este apartado únicamente se tendrá en cuenta en caso de que se tenga previsto realizar el tratamiento del fichero fuera del territorio de la UE.

Cuando hayamos rellenado todos los apartados, pulsaremos el botón “Validar”, para comprobar que se ha rellenado correctamente.

Después pincharemos en “Cumplimentar hoja de solicitud”. Este paso es muy sencillo, dado que la mayoría de los datos ya vienen reflejados del apartado anterior.

Por último se enviará en la forma en la que se halla seleccionado al principio.

En cualquier caso la Agencia tiene un servicio de atención al usuario en el que os podrán solucionar cualquier duda que os pueda surgir llamando al teléfono 901 100 099.

Documento de Seguridad. 

El otro apartado es el Documento de Seguridad. En palabras llanas, este documento es donde se van a recoger todas aquellas medidas que vamos a adoptar dentro de nuestra empresa para cumplir lo marcado por la ley. Estas son, entre otras, contraseñas de seguridad, copias de seguridad, autorizaciones de usuarios, etc…

NOTA: En caso de que hayamos autorizado a un tercero, como puede ser nuestra gestoría, al documento de seguridad habrá que anexar un escrito de autorización. Aquí os dejo un modelo.

Del Documento de Seguridad no existe un modelo oficial del mismo, pero la Agencia Española de Protección de datos en su web tiene un ejemplo que os puede servir como base para realizarlo. Hay que tener en cuenta que este documento está preparado para el nivel máximo de protección. Para nuestro caso (nivel básico), eliminaremos aquellos apartados que no sean obligatorios para este nivel.

En este enlace tenéis el modelo base.

 

F. Formas de Pago.

Tenemos que determinar qué formas de pago vamos a ofrecer a nuestros clientes para la adquisición de nuestros productos y/o servicios.

Bajo mi punto de vista y por la experiencia que tengo, ya no solo desde el prisma profesional, sino también desde el de comprador on line, yo os aconsejaría que brindarais a vuestros potenciales clientes todas las posibilidades a la hora de realizar los pagos en vuestra plataforma e-commerce. Además de facilitar al cliente la compra, da a nuestra web un aspecto de seriedad, porque no debemos olvidar que el “comprar por internet” lleva implícito esa “desconfianza” de no tener el producto y al vendedor cara a cara.

Estas son las formas más importantes y usadas en las tiendas on line:

  • Tarjeta de Crédito. Se realiza configurando un TPV virtual a través de una pasarela de pago, y es aquí donde topamos con las entidades bancarias. Digo topamos, porque al fin y al cabo, el que el banco de turno te conceda la pasarela de pago dependerá de sus criterios, es decir, entre otras cosas, que se fíen de ti. Para empezar el decir que tu negocio consiste en una tienda virtual no les suele transmitir mucha confianza que digamos, es más, a lo largo de estos años he podido comprobar que algunas, por no decir casi todas las entidades “exigen” que haya una tienda física. En cualquier caso he de decir que SE PUEDE, no sin negociar, negociar y por último negociar…
  • Dinero electrónico: Paypal.  Son muchas las plataformas que existen de este tipo. Destaco Paypal porque es la empresa de confianza líder en pagos a través de Internet. Permite a compradores y empresas enviar y recibir dinero por Internet. Paypal tiene más de 100 millones de cuentas de usuarios en 190 países y regiones. Es aceptado por vendedores de todas partes, tanto en Ebay como en otros lugares.

Paypal ayuda a proteger la información de las tarjetas de crédito con los mejores sistemas de seguridad y prevención de fraude. Cuando se utiliza Paypal, la información financiera nunca se comparte con el vendedor.

También ofrece la posibilidad de configurar una pasarela de pago, en la que tanto si tienes cuenta Paypal como si no, podrás utilizarla para realizar tus pagos con tu tarjeta de crédito.

  • Transferencia bancaria: facilitando de forma segura nuestro número de cuenta, el usuario podrá realizar el pago realizando una transferencia. Hay que tener en cuenta que este proceso no es tan rápido como los anteriores, dado que hasta que la transferencia se hace efectiva puede que pase algún tiempo.
  • Contra reembolso. Esta opción no es posible para aquellos modelos de negocio cuya actividad sea la de prestación de servicios. El pago por parte del comprador se realiza a la recepción del producto y normalmente los gastos de envío también son satisfechos por parte del cliente.
  • Giro postal o telegráfico. Utilizando el correo, el cliente gira el dinero al comerciante.
  • Cajeros electrónicos. Se trata de sistemas en los cuales los clientes abren unas cuentas con todos sus datos en unas entidades de Internet. Estas entidades les proporcionan algún código alfanumérico asociado a su identidad que les permita comprar en los vendedores asociados a las entidades.
  • Cheques Electrónicos. Los cheques electrónicos consiste en algo tan simple como enviar un email a un vendedor autorizándole a sacar dinero de la cuenta, con certificados y firmas digitales asociados. Un sistema de cheques puede ser considerado como un compromiso entre un sistema de tarjetas de crédito y uno de micropagos o dinero electrónico (anónimo).
  • Pagos a través de móvil. También conocida como “m-payment” o “m-commerce”, consiste básicamente en realizar pagos y transacciones entre particulares de forma rápida, cómoda, segura y sencilla en cualquier momento y desde cualquier lugar mediante nuestro terminal telefónico.
  • Domiciliación bancaria. Esta figura puede ser utilizada en aquellos casos en los que nuestros servicios o productos tengan una periodicidad, como puede ser la contratación de un servicio o suministro de productos al mes. El cliente nos facilita una cuenta bancaria, en la que en la fecha acordada procederemos a pasar remesas periódicas.
  • Tarjetas Virtuales. Son tarjetas anónimas con un número y un pin, que llevan la marca de una entidad bancaria y/o medio de pago. No hay ni cuotas de mantenimiento y no precisa disponer de ninguna cuenta con la entidad emisora. Pueden ser recargables o desechables.
  • Tarjeta de Cliente. Es un sistema de fidelización de clientes, a través del cual éstos disponen de un saldo de puntos acumulado en sus cuentas, y con los cuales podrán realizar compras.

Según el estudio realizado por el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones sobre el Comercio Electrónico en 2011, estas son los medios de pago más utilizados en España:

G. Logística.

Por último, y no menos importante, es contratar un servicio de logística óptimo para el envío de nuestros productos, dado que siempre hay que tener en cuenta que las ventas a través de Internet uno de los puntos básicos es el envío de los pedidos a nuestros clientes, los cuales deben ser rápidos y ágiles.

Esto implica que tendremos que trabajar con una Agencia de Transportes que nos ofrezca este servicio de manera seria y profesional (compromiso en cuanto a los plazos de entrega y posibles recogidas de devoluciones, protección y tratamiento adecuado de las mercancías, etc.) y que además nos ofrezca uno precios lo más competitivos posible, para no “penalizar” en demasía a nuestro cliente, dado que normalmente los envíos suelen ser pagados por ellos. En este sentido entrará también en juego nuestro “arte” a la hora de negociar con la Agencia.

Básicamente y de forma genérica, esto es todo lo que tenéis que tener en cuenta para la puesta en marcha de proyecto de e-commerce en lo relativo a los procesos administrativos y registrales. A continuación os lo resumo brevemente:

  • Hay que decidir qué forma legal vamos a tener: sociedad mercantil o autónomo.
  • Elegir nuestro nombre comercial.
  • Registrar nuestro dominio.
  • Registrar nuestra Marca/Nombre Comercial.
  • Adaptarnos a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.
  • Determinar qué formas de pago vamos a ofrecer a nuestros clientes.
  • Contratación de la Logística.

Espero que os sirva de ayuda y que os animéis a poner en marcha este tipo de proyectos.

Un saludo para todos y todas.

Fuentes:

 

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